Dobro je poznato da je primarna svrha pisane komunikacije RAZMENA informacija, ali uzmite u obzir da je ovakva komunikacija neretko prvi kontakt koji ostvarujete sa drugima, odnosno Vaša prilika da ostavite prvi utisak o sebi! U ovom tekstu vam dajemo nekoliko saveta o tome kako pravilno napisati poslovni e-mail.
Iako su mejlovi odavno sastavni deo naše svakodnevice, često su sitnice i mali propusti upravo ono što napravi razliku između dobrog i odličnog utiska. Način na koji prenosimo informacije, struktura teksta, stil i jezik koji koristimo, kao i odgovarajući nivo formalnosti uticaće na njegovo formiranje.
E-mail je postao osnovno sredstvo komunikacije u poslovnom svetu, a razlog je očigledan: brzo je i jednostavno. Važno je zapamtiti i da se mejlovi smatraju zvaničnim dokumentima, na sudu, i u bilo kakvom pravnom sporu, te je od suštinske važnosti da budu tačni i pregledni.
Komunikacija u formatu mejlova pojavila se šezdesetih godina dvadesetog veka, a prve poruke koje su se slale sa kompjutera na kompjuter bile su proste, kratke i praktične sa akcentom na funkcionalnosti. Nije bilo dilema da li je jezik kitnjast ili konfuzan, da li je ton asertivan ili pak snishodljiv.
Međutim, danas se suočavamo sa paradoksom: E-mail je unapređen da bude najjednostavniji način komunikacije, ali da li je Vaša prva pomisao na njih da su zapravo naporni i stresni?
Sa druge strane, to je najbrži način komunikacije, ali koliko često čujemo svoje kolege da se žale kako imaju previše nepročitanih mejlova u svojim inboksima?
Da bismo se nosili sa ovim izazovom, moramo da se držimo dva fundamentalna principa:
-
Povećajmo efikasnost pisanja mejlova
-
Smanjimo oterećenje mejlovima
Kako postići efikasnost pri pisanju mejlova?
-
Uvek imajmo na umu koja je to jedna ključna informacija koju želimo da prenesemo ili jedno ključno pitanje na koje nam treba odgovor. Glavna poruka treba da stoji pri početku mejla, jer se neretko desi da čitaoci izgube fokus ili strpljenje, ili umeju da odgovore samo na jedno od postavljenih pitanja. Razmislite o sledećem sadržaju:
«Pišem Vam kako bismo potvrdili imena svih predavača na konferenciji. Uzgred, da li mislite da treba da otpustimo Milicu? Četvrti put za redom se dešava da nije ispoštovala rokove».
Ove teme su nepovezane i besmisleno je da budu deo jednog mejla.
-
Pisanje mora da bude ubedljivo. Bilo da tražimo slobodan dan, šaljemo pismo klijentu, ili šaljemo izveštaj koji može da nam donese unapređenje, želimo da budemo ubedljivi, koncizni i direktni. Nametanje ideje ili insistiranje na odgovoru zahteva jezik koji ne odaje nesigurnost. Razmotrite sledeće fraze: „Molim Vas da mi pošaljete izveštaj čim budete u mogućnosti“, umesto „Izvinite na uznemiravanju, ali da li biste imali vremena da mi pošaljete izveštaj“. Ili „Predlažem da razmotrimo moj predlog“, umesto „Možda bismo mogli da razmotrimo moj predlog“. Ili „Kao stažista, želeo bih da predložim rešerenje…“, umesto „Ja jesam samo stažista, ali možda imam rešenje…“. Finese zaista prave razliku.
-
Pre nego što otkucamo prvu reč, razmislimo kome šaljemo e-mail. Svoju poruku prilagođavamo primaocima i tome koliko će oni kritički da budu nastrojeni prema nama. Pitanja koja treba sebi da postavimo su sledeća: Da li su im potrebni logika, dokazi i činjenice, ili treba da igramo na emocionalnu kartu? Da li oni veruju u naš kredibilitet i našu reputaciju? Da li treba da donesu odluku koja je njima lično važna? Da li možemo da anticipiramo konflikt interesa ili sukob mišljenja? Odgovori na njih daće nam i odgovor na pitanje koliko treba da budemo detaljni i ubedljivi.
Kako da smanjimo opterećenje mejlovima?
-
U najjednostavnijem smislu, mogli bismo da kažemo – ako želite da primate manje mejlova, šaljite manje mejlova. Definisanje prioriteta i rokova treba odraditi pre slanja mejla.
-
Poštujmo tuđe vreme. U razmeni mejlova nije neohodno svaki put pitati za zdravlje i poželeti lep dan. Prirodnije je i manje opterećujuće ako prepisku tretiramo kao razgovor, a ako se protegne i na naredni dan, tada ćemo ponovo poželeti dobro jutro.
-
Svrha mejla ne smeju da budu ćaskanje, ogovaranje i tračevi. Setimo se da svaki naš mejl može biti upotrebljen protiv nas!
-
Kada šaljemo poslovni e-mail, šaljemo ga tokom radnog vremena. Neko bi mogao da kaže da je do primaoca kada će odlučiti da ga pročita, ali ljudima često mejlovi stižu na privatne telefone, a notifikacija je ponekad tako opterećujuća, zar ne? Odgovornost je, dakle, na pošaljiocu, a ne na čitaocu, da vodi računa o pristojnom vremenu za slanje.