Ukoliko vaš posao zahteva da stalno čitate dugačke, isprazne i dosadne izveštaje, nismo u mogućnosti da vam pomognemo i možete da prestanete da čitate ovaj tekst. Međutim, ukoliko ste vi ti koji izveštaje pišu, imamo nekoliko važnih saveta za vas. Pokazaćemo vam kako se pišu poslovni izveštaji koji odišu kristalnom jasnoćom i lakonskom sažetošću u izražavanju.
Značaj jasnoće
Jasnoća je temelj svakog uspešnog izveštaja. Osoba koja čita vaš izveštaj želi da primi informaciju od značaja bez ulaganja dodatnog truda u odvajanje bitnog od nebitnog. Kako se to radi?
1. Jasno definišite cilj izveštaja i obim informacija koje će da sadrži: Navedite svrhu izveštaja, problem ili pitanje koje rešavate i obim vašeg istraživanja ili analize. Potom osmislite kako da najefikasnije, logički i pregledno organizujte sadržaj, koristeći naslove i podnaslove.
2. Jasno definišite za koga pišete: Prilagodite izveštaj nivou stručnosti čitalaca i njihovom poznavanju teme. Izbegavajte žargon ili ga objasnite ako je potrebno.
3. Koristite jednostavan jezik: Pojednostavite izraze i rečenice i izbegavajte prekomernu upotrebu tehničkih termina. Pišite jednostavno i lako razumljivo. Postarajte se da vaše preporuke budu specifične i ostvarive.
Sažetost: Manje je više
Sažetost je veština da prenesete poruku sa što manje reči, zadržavajući sve bitne informacije. Da biste postigli sažetost u vašim izveštajima pratite sledeće korake:
Struktura vašeg izveštaja
Struktura izveštaja igra ključnu ulogu u osiguravanju jasnoće i sažetosti. Evo jednog dobrog primera strukture poslovnih izveštaja:
Uređivanje i provera
Dajemo vam i nekoliko saveta kako da unapredite kvalitet vašeg izveštaja:
a. Pročitajte izveštaj naglas: Ovo vam može pomoći da identifikujete neprirodne formulacije, greške ili mesta gde tekst može biti sažetiji.
b. Upotrebite softver za proveru gramatike: Alati poput Grammarly ili Hemingway App mogu vam pomoći da identifikujete gramatičke greške i zamenite određene reči tako da ceo tekst bude stilski koherentan.
c. Potražite povratne informacije: Zamolite kolegu ili prijatelja da pregleda vaš izveštaj kako bi proverili jasnoću i sažetost i izbegli previde ili greške.
Zaključak
Izrada jasnih i sažetih izveštaja je ključna veština za uspeh u svetu poslovanja. Fokusiranjem na jasnoću, sažetost i dobro strukturiran format, možete osigurati da vaši izveštaji efikasno prenesu informacije, ostave snažan utisak i doprinesu donošenju strateških odluka. Posle izvesnog vremena, postaćete majstor ove veštine, ističući se kao osoba na koju se može osloniti u pisanju kvalitetnih izveštaja u bilo kojem profesionalnom okruženju.