Ukoliko vaš posao zahteva da stalno čitate dugačke, isprazne i dosadne izveštaje, nismo u mogućnosti da vam pomognemo i možete da prestanete da čitate ovaj tekst. Međutim, ukoliko ste vi ti koji izveštaje pišu, imamo nekoliko važnih saveta za vas. Pokazaćemo vam kako se pišu poslovni izveštaji koji odišu kristalnom jasnoćom i lakonskom sažetošću u izražavanju.

Značaj jasnoće

Jasnoća je temelj svakog uspešnog izveštaja. Osoba koja čita vaš izveštaj želi da primi informaciju od značaja bez ulaganja dodatnog truda u odvajanje bitnog od nebitnog. Kako se to radi?

1. Jasno definišite cilj izveštaja i obim informacija koje će da sadrži: Navedite svrhu izveštaja, problem ili pitanje koje rešavate i obim vašeg istraživanja ili analize. Potom osmislite kako da najefikasnije, logički i pregledno organizujte sadržaj, koristeći naslove i podnaslove.

2. Jasno definišite za koga pišete: Prilagodite izveštaj nivou stručnosti čitalaca i njihovom poznavanju teme. Izbegavajte žargon ili ga objasnite ako je potrebno.

3. Koristite jednostavan jezik: Pojednostavite izraze i rečenice i izbegavajte prekomernu upotrebu tehničkih termina. Pišite jednostavno i lako razumljivo. Postarajte se da vaše preporuke budu specifične i ostvarive.

Sažetost: Manje je više

Sažetost je veština da prenesete poruku sa što manje reči, zadržavajući sve bitne informacije. Da biste postigli sažetost u vašim izveštajima pratite sledeće korake:

1. Zamislite da pišete za rubriku Desilo se na današnji dan, a ne Pisma čitalaca: Navodite datume, činjenice, merljive rezultate, strateške ciljeve. Subjektivne impresije, nagađanja i komentare, zadržite za sebe.
2. Uklonite suvišne informacije: Eliminišite nepotrebne podatke, detalje ili nedoumice koje ne doprinose direktno svrsi izveštaja.
3. Stavite fokus na ključne tačke: Istaknite najvažnije zaključke, preporuke ili uvide i potkrepite ih dokazima ili kontekstom.
4. Koristite numeričke liste, grafikone i tabele: Ovi formati mogu pomoći da razdvojite kompleksne informacije u lako razumljive sekcije.

Struktura vašeg izveštaja

Struktura izveštaja igra ključnu ulogu u osiguravanju jasnoće i sažetosti. Evo jednog dobrog primera strukture poslovnih izveštaja:

Naslovna stranica: Navedite naslov izveštaja, vaše ime, datum i sve druge relevantne detalje koji govore ko piše, o čemu i za koga.
Sažetak: Napišite sažet pregled glavnih tačaka, zaključaka i preporuka izveštaja. Ova sekcija treba biti dovoljno privlačna čitaocu da ga zainteresuje da pročita izveštaj u celosti, ali može i samostalno poslužiti za informisanje o temi i brzo dobijanjeosnovnog razumevanja sadržaja izveštaja.
Uvod: Navedite svrhu izveštaja, problem ili pitanje koje rešavate ili objašnjavate i obim vašeg istraživanja ili analize.
Glavni deo: Organizujte sadržaj logički, koristeći naslove i podnaslove. Prezentujte podatke, analizu i argumente jasno i strukturirano.
Zaključak: Sumirajte ključne informacije i zaključke iz izveštaja. Ponovite svrhu i istaknite glavnu poentu.
Preporuke: Predložite konkretne korake ili rešenja na osnovu vaših zaključaka. Postarajte se da vaše preporuke budu dovoljno specifične i ostvarive.
Reference: Citirajte sve izvore koje ste koristili u izveštaju, sledeći izabrani stil citiranja.

Uređivanje i provera

Dajemo vam i nekoliko saveta kako da unapredite kvalitet vašeg izveštaja:

a. Pročitajte izveštaj naglas: Ovo vam može pomoći da identifikujete neprirodne formulacije, greške ili mesta gde tekst može biti sažetiji.

b. Upotrebite softver za proveru gramatike: Alati poput Grammarly ili Hemingway App mogu vam pomoći da identifikujete gramatičke greške i zamenite određene reči tako da ceo tekst bude stilski koherentan.

c. Potražite povratne informacije: Zamolite kolegu ili prijatelja da pregleda vaš izveštaj kako bi proverili jasnoću i sažetost i izbegli previde ili greške.

Zaključak

Izrada jasnih i sažetih izveštaja je ključna veština za uspeh u svetu poslovanja. Fokusiranjem na jasnoću, sažetost i dobro strukturiran format, možete osigurati da vaši izveštaji efikasno prenesu informacije, ostave snažan utisak i doprinesu donošenju strateških odluka. Posle izvesnog vremena, postaćete majstor ove veštine, ističući se kao osoba na koju se može osloniti u pisanju kvalitetnih izveštaja u bilo kojem profesionalnom okruženju.